ফি
এমন ফি সংগ্রহ যা ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সঙ্গে মেলে
শ্রেণি ও সেশন অনুযায়ী কাঠামো, কিস্তি, ছাড়, কাউন্টার ও অনলাইন সংগ্রহ — আর সেই অঙ্ক যা অভিভাবকের পড়া লাখের গণনাতেই ছাপা হয়।
ফি মডিউলে যা যা আছে
ফি কাঠামো
শ্রেণি ও শিক্ষাবর্ষ অনুযায়ী, কিস্তি সহ — যাতে আগামী বছরের সংশোধন গত বছরের ইতিহাস বদলে না দেয়।
ইনভয়েস
কাঠামো ও ভর্তির বিপরীতে তৈরি ইনভয়েস, যাতে পরিবার যে কিস্তির সূচিতে রাজি হয়েছিল সেটিই থাকে।
কাউন্টার সংগ্রহ
অফিসের টেবিলে নেওয়া নগদ, চেক ও UPI, আলাদা ক্যাশ বইয়ে নয়, ইনভয়েসের বিপরীতেই নথিভুক্ত।
অনলাইন পেমেন্ট
Razorpay সংযোগ, ওয়েবহুক নিশ্চিতকরণ সহ — পেমেন্ট নথিভুক্ত হয় যখন গেটওয়ে নিশ্চিত করে, ব্রাউজার ফেরার সময় নয়।
ছাড়
মকুব ও বৃত্তি ইনভয়েসের বিপরীতে নথিভুক্ত ছাড় হিসেবে প্রয়োগ হয়, তাই ছাড়টি দেখাও যায়, ফেরানোও যায়।
সংগ্রহের রিপোর্ট
কত বিল হয়েছে, কত এসেছে, কত বাকি — শ্রেণি, সেশন ও সংগ্রহের পদ্ধতি অনুযায়ী।
ফি সফটওয়্যার সাধারণত দুটি ভুল করে
প্রথমটি, ফি-কে শিক্ষার্থীর সঙ্গে জুড়ে থাকা একটি সংখ্যা ভেবে নেওয়া। সেটি তা নয়: এটি শ্রেণি ও সেশনের সঙ্গে যুক্ত একটি কাঠামো, সেই কাঠামোর সঙ্গে যুক্ত কিস্তির সূচি, ভর্তির সঙ্গে যুক্ত একটি ইনভয়েস, আর সেই ইনভয়েসের সঙ্গে যুক্ত রসিদ। এই স্তরগুলি মিশিয়ে ফেলাই সেই গোলমাল যাতে আগামী বছরের ফি বদলালেই গত বছরের রসিদ নিঃশব্দে বদলে যায়।
দ্বিতীয়টি, ব্রাউজারের উপর ভরসা করা। যে অভিভাবক অনলাইনে টাকা দিয়ে রিডাইরেক্টের আগে ট্যাব বন্ধ করেছেন, তিনি টাকা দিয়েই ফেলেছেন। পেমেন্ট নথিভুক্ত হয় Razorpay-র স্বাক্ষরিত ওয়েবহুক থেকে, যা কিছু লেখার আগে HMAC দিয়ে যাচাই হয় আর একই ঘটনা দ্বিতীয়বার এলে কিছুই করে না — তাই গেটওয়ে বন্ধ হওয়ার পর আসা পুনঃচেষ্টার ঢলও সঠিক অবশিষ্ট অঙ্কই তৈরি করে।
ছাড় বিয়োগ করা হয় না, নথিভুক্ত করা হয়। যে মকুব সরাসরি ইনভয়েসের মোট কমিয়ে দেয়, সেটি ছয় মাস পরে "এই শিক্ষার্থী কম দিচ্ছে কেন" প্রশ্নের কোনও উত্তর রেখে যায় না। ছাড় হিসেবে নথিভুক্ত করলে মূল অঙ্ক ও কারণ দুটিই থেকে যায়, যা অডিটর ও ট্রাস্টি দুজনেই চান।
অঙ্ক ভারতীয় গণনায় দেখানো হয় — 1,23,456, 123,456 নয় — বাংলা ইন্টারফেসেও, যেখানে সংখ্যা ইচ্ছাকৃতভাবে ল্যাটিনেই থাকে। এই অঙ্কগুলি সেই রসিদে ওঠে যা অভিভাবক ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সঙ্গে মেলান, আর ব্যাঙ্ক ল্যাটিন অঙ্ক ছাপে।
ফি ব্যবস্থাপনা: সাধারণ প্রশ্ন
AcadiFlow কোন পেমেন্ট গেটওয়ে ব্যবহার করে?
Razorpay, যেখানে পেমেন্ট নিশ্চিত হয় ব্রাউজার রিডাইরেক্ট থেকে নয়, স্বাক্ষরিত ওয়েবহুক থেকে। প্রতিটি ওয়েবহুক প্রক্রিয়াকরণের আগে HMAC দিয়ে যাচাই হয়, আর দ্বৈত ডেলিভারি কিছুই করে না, তাই গেটওয়ের পুনঃচেষ্টা কোনও ইনভয়েসে দুবার টাকা জমা করতে পারে না।
আমরা কি অফিসে নগদ ও চেক নিতে পারি?
হ্যাঁ। কাউন্টার সংগ্রহ নগদ, চেক ও UPI-কে সেই একই ইনভয়েসের বিপরীতে নথিভুক্ত করে যেখানে অনলাইন পেমেন্ট যায়, তাই বকেয়া একটিই সংখ্যা থাকে, পরিবার যেভাবেই দিক।
বৃত্তি ও ফি মকুব কীভাবে সামলানো হয়?
ইনভয়েসের বিপরীতে নথিভুক্ত ছাড় হিসেবে। মূল অঙ্ক, ছাড় ও কারণ তিনটিই থেকে যায়, ফলে ছাড়টি কমে যাওয়া মোটের ভিতরে লুকিয়ে না গিয়ে অডিটযোগ্য থাকে।
ফি কাঠামো কি প্রতিটি শ্রেণি ও সেশনের জন্য আলাদা হতে পারে?
হ্যাঁ — কাঠামোটি সেভাবেই তৈরি। একটি কাঠামো একটি শ্রেণি ও একটি শিক্ষাবর্ষের, তাই নতুন সেশনের জন্য ফি সংশোধন করলে আগের সেশনের ইনভয়েস ও রসিদ অক্ষত থাকে।
ফি ব্যবস্থাপনা আপনার নিজের স্কুলের ব্যবস্থায় দেখে নিন
আপনার বোর্ড, শ্রেণি কাঠামো আর এখন কীভাবে ফি নেন সেটি বলুন, আমরা ঠিক সেই অংশগুলিই দেখাব যা আপনার কাজে লাগে — কোনও সাধারণ ডেমো নয়।