फ़ीस
ऐसा फ़ीस संग्रह जो बैंक स्टेटमेंट से मिल जाए
कक्षा और सत्र के हिसाब से संरचना, क़िस्तें, छूट, काउंटर और ऑनलाइन संग्रह — और वे आँकड़े जो लाख की उसी गिनती में छपते हैं जो अभिभावक पढ़ता है।
फ़ीस मॉड्यूल में क्या-क्या है
फ़ीस संरचना
कक्षा और शैक्षणिक सत्र के हिसाब से, क़िस्तों के साथ — ताकि अगले साल का संशोधन पिछले साल का इतिहास न बदल दे।
इनवॉइस
संरचना और नामांकन के विरुद्ध बने इनवॉइस, जिनमें वही क़िस्त अनुसूची होती है जिस पर परिवार सहमत हुआ था।
काउंटर संग्रह
दफ़्तर की मेज़ पर लिया गया नक़द, चेक और UPI, अलग रोकड़ बही में नहीं बल्कि इनवॉइस के विरुद्ध दर्ज।
ऑनलाइन भुगतान
Razorpay एकीकरण, वेबहुक पुष्टि के साथ — भुगतान तब दर्ज होता है जब गेटवे पुष्टि करता है, ब्राउज़र लौटने पर नहीं।
छूट
माफ़ी और छात्रवृत्ति इनवॉइस के विरुद्ध दर्ज छूट के रूप में लागू होती है, इसलिए रियायत दिखती भी है और पलटी भी जा सकती है।
संग्रह रिपोर्ट
कितना बिल बना, कितना आया, कितना बाक़ी है — कक्षा, सत्र और संग्रह के तरीक़े के हिसाब से।
फ़ीस सॉफ़्टवेयर आमतौर पर दो ग़लतियाँ करता है
पहली, फ़ीस को विद्यार्थी से जुड़ा एक आँकड़ा मान लेना। वह ऐसा है नहीं: वह कक्षा और सत्र से जुड़ी एक संरचना है, उस संरचना से जुड़ी क़िस्त अनुसूची, नामांकन से जुड़ा एक इनवॉइस, और उस इनवॉइस से जुड़ी रसीदें। इन परतों को मिला देना ही वह गड़बड़ी है जिससे अगले साल की फ़ीस बदलते ही पिछले साल की रसीदें चुपचाप बदल जाती हैं।
दूसरी, ब्राउज़र पर भरोसा करना। जिस अभिभावक ने ऑनलाइन भुगतान किया और रीडायरेक्ट से पहले टैब बंद कर दिया, उसने भुगतान तो कर ही दिया है। भुगतान Razorpay के हस्ताक्षरित वेबहुक से दर्ज होता है, जो कुछ भी लिखे जाने से पहले HMAC से जाँचा जाता है और वही घटना दोबारा आने पर कुछ नहीं करता — इसलिए गेटवे बंद होने के बाद आई दोहराव की बाढ़ भी सही शेष राशि ही बनाती है।
छूट घटाई नहीं जाती, दर्ज की जाती है। जो माफ़ी सीधे इनवॉइस का कुल घटा देती है, वह छह महीने बाद "यह विद्यार्थी कम क्यों दे रहा है" का कोई जवाब नहीं छोड़ती। छूट के रूप में दर्ज करने से मूल राशि और कारण दोनों बचे रहते हैं, जो ऑडिटर और ट्रस्टी दोनों माँगते हैं।
रक़में भारतीय गिनती में दिखती हैं — 1,23,456, न कि 123,456 — बांग्ला इंटरफ़ेस में भी, जहाँ अंक जानबूझकर लैटिन ही रहते हैं। ये आँकड़े उन रसीदों पर आते हैं जिन्हें अभिभावक बैंक स्टेटमेंट से मिलाता है, और बैंक लैटिन अंक छापता है।
फ़ीस प्रबंधन: सामान्य प्रश्न
AcadiFlow कौन-सा पेमेंट गेटवे इस्तेमाल करता है?
Razorpay, जिसमें भुगतान की पुष्टि ब्राउज़र रीडायरेक्ट से नहीं बल्कि हस्ताक्षरित वेबहुक से होती है। हर वेबहुक प्रोसेस होने से पहले HMAC से जाँचा जाता है, और दोहरी डिलीवरी कुछ नहीं करती, इसलिए गेटवे का पुनः प्रयास किसी इनवॉइस में दो बार राशि नहीं जोड़ सकता।
क्या हम दफ़्तर में नक़द और चेक ले सकते हैं?
हाँ। काउंटर संग्रह नक़द, चेक और UPI को उसी इनवॉइस के विरुद्ध दर्ज करता है जिसके विरुद्ध ऑनलाइन भुगतान जाता है, इसलिए बकाया राशि एक ही आँकड़ा रहती है, चाहे परिवार ने जैसे भी दिया हो।
छात्रवृत्ति और फ़ीस माफ़ी कैसे संभाली जाती है?
इनवॉइस के विरुद्ध दर्ज छूट के रूप में। मूल राशि, छूट और कारण तीनों बचे रहते हैं, जिससे रियायत घटे हुए कुल में छिपने के बजाय ऑडिट योग्य बनी रहती है।
क्या फ़ीस संरचना हर कक्षा और सत्र के लिए अलग हो सकती है?
हाँ — ढाँचा इसी के लिए बना है। संरचना एक कक्षा और एक शैक्षणिक सत्र की होती है, इसलिए नए सत्र के लिए फ़ीस बदलने पर पिछले सत्र के इनवॉइस और रसीदें ज्यों की त्यों रहती हैं।
फ़ीस प्रबंधन को अपने स्कूल की व्यवस्था पर देखिए
हमें अपना बोर्ड, कक्षा संरचना और फ़ीस वसूली का मौजूदा तरीक़ा बताइए, और हम वही हिस्से दिखाएँगे जो आपके काम के हैं — कोई सामान्य डेमो नहीं।